When can you expect a response?
The head of a public body will reply to you, in writing, within 30 days of receiving a request. The first response may be to extend the 30-day time period. The head of a public body is permitted to extend the time period for providing the requested information for a maximum of 30 additional days if:
- There is not enough detail in the application. The head of the public body will allow you to clarify. You will have 30 days to respond at which point the request will be abandoned. applicant for clarification and the applicant will have 30 days to respond.
- There is a large number of records being requested
- If the records involve a third party. The third party will be given 30 days to respond about the impact disclosing this information may have on their business
- The information relates to court proceedings underway
If you do not hear back from the public body after sending your request, you have up to 120 days (from the day you sent your request) to file a complaint to the Access to Information and Privacy Commissioner regarding the public body’s lack of response.
What if your request has been denied?
If you have been denied access, the head of the public body must state the reason(s) for the decision and inform you of your rights to have the decision reviewed by the Access to Information and Protection of Privacy Commissioner or a judge, as prescribed in the RTIPPA.
If your request for a correction has been refused, the head must notify you of the refusal to correct, the reason for the refusal, attach the request for correction to the record in question and advice you of your right to file a complaint with the Commissioner.
You can file your complaint or appeal with the Commission using the following forms:
Complaint
Appeal
For more detailed instructions, or to learn how to refer the matter to a judge, click here.
Quand recevrez-vous votre réponse?
Le responsable de l’organisme public vous répondra par écrit, dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. La première réponse pourrait être une demande de prorogation du délai de 30 jours.
Le responsable de l’organisme public peut proroger le délai prévu pour fournir l’information demandée pour un maximum de 30 jours supplémentaires si :
- La demande ne contient pas suffisamment de renseignements précis pour permettre à l’organisme public de déterminer les documents demandés. Dans un tel cas, l’organisme public communiquera avec l’auteur de la demande pour obtenir des éclaircissements, et celui-ci aura 30 jours pour fournir sa réponse. Si l’auteur n’a pas répondu au bout de 30 jours, la demande sera réputée abandonnée, et l’organisme public lui enverra un avis à cet effet.
- La demande concerne un grand nombre de documents, ou donner suite à la demande dans une période de 30 jours entraverait de façon sérieuse les activités quotidiennes de l’organisme public.
- L’information demandée comprend de l’information se rapportant à un tiers, et le responsable de l’organisme public a besoin de plus de temps pour déterminer s’il est approprié de permettre l’accès à cette information.
- L’information demandée a trait à une procédure judiciaire.
Si l’organisme public ne communique avec vous après l’envoi de votre demande, vous avez jusqu’à 120 jours (à compter de la date d’envoi de votre demande) pour déposer une plainte auprès du commissaire à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée au sujet de l’absence de réponse de l’organisme.
Que faire si votre demande est refusée?
Si la communication de tout document se rapportant à une demande d’information est refusée, l’organisme public doit en fournir les raisons et informer l’auteur de son droit de recours auprès du commissaire à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée ou de la Cour.
Si votre demande de correction de renseignements personnels a été refusée, l’organisme doit vous fournir la raison, attacher votre demande à la filière en question et vous laissez savoir que vous avez le droit de porter votre plainte du commissaire.
Vous pouvez déposer votre plainte ou votre appel au commissaire avec ces formulaires :
Plainte
Appel
Pour en apprendre plus ou apprendre comment référer votre plainte au system judiciaire, cliquez ici.